Newsletter Vorbereitungen

DKIM

Sperrige Abkürzung, soviel ist klar. Aber ohne DKIM können Sie kaum mehr Newsletter-Plattformen benutzen. DKIM steht für Domain Keys Identified Mail. Eine DKIM Signierung einer E-Mail dient der Sicherstellung der Authentizität von E-Mail-Absendern.

Der E-Mail (dem “Header” der E-Mail) wird dabei eine Signatur hinzugefügt, die der Domain zugeordnet ist. Damit soll das Fälschen des Absenders einer E-Mail erschwert werden. Das Verfahren basiert auf asymmetrischer Verschlüsselung. 

Um das zu erreichen muss bei Ihrem Mail-Provider DKIM aktiviert werden. Dabei wird das Schlüsselpaar erzeugt und der öffentliche Schlüssel in das DNS (Domain Name System) Ihrer Domain eingetragen. Der private Schlüssel wird bei Ihrem Mailserver (Abk: MTA) abgelegt.

Mehr zu SPF, DKIM und DMARC finden Sie in diesem Artikel der E-Werkstatt.

Opt-In

Die freiwillige Anmeldung zum Newsletter ist der erste Schritt auf dem Weg zur Umsetzung von Permission-Marketing Methoden. Wenn sich User zu einem Newsletter anmelden, so wird das als Opt-In Verfahren bezeichnet.

Noch mehr qualifizierte Anmeldungen erhalten Sie mit dem Double-Opt-In Verfahren. In diesem Fall erhält der Interessent nach der Anmeldung eine Mail mit einer simplen Anweisung, was zu tun ist um die Anmeldung tatsächlich wirksam werden zu lassen (meist ein Link zur Website des Betreibers, der angeklickt werden muss).

Durch Double Opt-In wird gewährleistet, dass Sie nur funktionierende E-Mail Adressen in Ihrem Tool verwalten.

Besonders hilfreich ist für Sie und den Abonnenten die Anwendung des Confirmed Verfahrens. Hierbei erhält der Abonnent nach der erfolgreichen Anmeldung eine Willkommensmail.

In dieser Mail können Sie bereits erste Artikel und einen Link zum Newsletter-Archiv bereithalten, Sie sollten aber auf jeden Fall die möglichen Arten der Abmeldung, das Opt-Out Verfahren, aufzählen. Solche Willkommensmails werden üblicherweise nicht gelöscht, sondern lange aufbewahrt.

Worum geht’s?

Erstellen Sie einen einzigen sachlich formulierten Satz, in dem Sie den Interessenten erklären, worum es bei Ihrem Newsletter geht. Formulieren Sie den Satz so, dass er Sie selbst oder Ihre Freunde zur Anmeldung animieren würde. Lassen Sie marktschreierische Begriffe bleiben. Denken Sie aus der Sicht des Kunden. Fragen Sie sich, was Sie für den Kunden tun können, und nicht was Ihr Kunde für Sie tun kann.

Schreiben Sie diesen Satz überall dorthin, wo sich der Interessent zum Newsletter anmelden kann.

Rechtliches

Indem Sie dem Permission-Marketing Prinzip folgen, haben Sie automatisch auch keine rechtlichen Probleme. So dürfen etwa in Österreich nach dem TKG 2003 (Telekommunikationsgesetz) keine unverlangten Mails zugesendet werden, ausser es besteht bereits eine Geschäftsverbindung oder Sie haben eine ausdrückliche Einwilligung.

Aber Recht hin oder her, mit Permission-Marketing erreichen Sie immer eine gute Datenqualität. Denn nur diejenigen, für die Ihr Angebot prinzipiell in Frage kommt, stehen in Ihrem Verteiler. Sie verschwenden keine Zusendungen an desinteressierte Menschen, Sie erleiden keinen schlechten Ruf. Der Versand einer E-Mail kostet zwar weitaus weniger als der Versand einer Broschüre, aber wozu auch hier Geld verbrennen, wenn es sich anders sinnvoller einsetzen lässt?

Jäger und Sammler

Überlegen Sie, wo überall Sie mit Kunden und Interessenten in Kontakt treten, und wie Sie das Einverständnis zur Erhalt des Newsletters bekommen können. Sammeln Sie dabei diese Kontaktdaten:

• E-Mail-Adresse

Genau, am besten nur die Email-Adresse. Sammeln Sie jedenfalls nur die notwendigsten Kontaktdaten bei der Newsletter-Anmeldung. Niemand versteht, warum er bei der Anforderung von E-Mails auch verpflichtend Telefonnummer oder Adresse hergeben soll, bei Name und Vorname kann man noch argumentieren. Sie können an einem späteren Zeitpunkt mit geeigneten Maßnahmen weitere Kontaktdaten einholen. Das klappt immer dann leicht, wenn es dem Kunden völlig klar ist, wozu diese Daten gebraucht werden (z.B. für Katalogzusendung, Gewinnspiel). Auch die Anrede ist mittlerweile ein Problemfeld geworden, Sie tun sich eher Gutes, wenn Sie darauf verzichten.

Das ist die Basis für personifizierte Newsletter. Wenn Sie auch noch die Motive (Interessen) erheben können, so können Sie Newsletter gestalten, die genau den individuellen Interessen der Empfänger entsprechen, also höchstmöglich relevant sind.

Interessen

Galt bisher der personifizierte Newsletter als anzustrebendes Ziel, so kann eine sinnvolle Segmentierung möglicherweise schon bessere Ergebnisse erreichen. Sie fragen dabei die Interessen der Empfänger/innen ab, und senden entsprechende Newsletter unter Berücksichtigung dieser Interessen.

Datenlager

Halten Sie fest, wo Sie die Anmeldedaten sammeln werden (Excel-Sheets, Datenbank, Newsletter-Tool, Outlook, etc.). Suchen Sie dabei ein System aus, aus dem Sie die Daten leicht exportieren können. Speichern Sie auch Datum und Uhrzeit zur Anmeldung, damit Sie in späteren Streitfällen die Anmeldung bezeugen können. In der EU empfehlen wir den Anbieter mailerlite (Affiliate-Link).

Tragen Sie entsprechende Informationen in Ihre Datenschutzerklärung ein.

Wer, Was, Wozu – Die Policy

Erstellen Sie eine Newsletter-Policy. Erklären Sie darin, wozu Sie welche Daten sammeln, wie Sie generell mit den Daten umgehen. Beschreiben Sie die wahrscheinliche Frequenz der Aussendungen und die voraussichtlichen Inhalte. Denn wer sollte Ihren Newsletter bestellen, wenn gar nicht bekannt ist, was drin stehen wird, und wie oft man mit Mails rechnen muss?

Erklären Sie unbedingt, wie eine erfolgreiche Abmeldung vom Newsletter oder vollständige Datenlöschung durchgeführt wird. Permission-Marketing bedeutet nicht nur die Freiwilligkeit bei der Anmeldung, sondern auch dass keine großen Steine bei der Abmeldung in den Weg gelegt werden. So werden Sie in guter Erinnerung behalten, und vielleicht sogar weiterempfohlen.

Bedenken Sie, dass eine Abmeldung oft keine Angelegenheit mit Ewigkeitswert ist. Vielleicht hat der Empfänger nur die E-Mail-Adresse geändert, vielleicht benötigt er gerade im Moment aus beruflichen Gründen Ihre Informationen nicht. Das kann sich leicht wieder ändern. Je leichter er sich abmelden konnte, umso leichter wird er sich auch wieder anmelden.